analisis maklumat serta menulis memo dan surat

PENGENALAN

-       Penganalisisan maklumat boleh dibuat melalui mana-mana proses pembuktian dan pembaikan yang boleh terdiri daripada hanya membuat kesimpulan berdasarkan maklum balas dalam bentuk lembaran yang menyimpan maklumat tersebut.

-        Oleh itu, pengguna yang boleh melihat pelbagai maklum balas daripada orang yang berlainan. Ia boleh dilakukan oleh satu individu dan diringkaskan dalam bentuk laporan atau ia boleh dilakukan dalam kumpulan sebagai asas untuk perbincangan.

CIRI-CIRI ANALISIS MAKLUMAT

Terdapat tiga 3 ciri-ciri analisis maklumat:

• Mengumpul dan menyusun maklumat
• Menyelidik dan menganalisa maklumat

·         Membentangkan maklumat

MENGUMPUL DAN MENYUSUN MAKLUMAT

-       Maklumat dikumpul dan disusun dalam format yang sesuai untuk dianalisa, ditafsir dan disebar berdasarkan kepada kehendak organisasi.

-       Maklumat yang disimpan oleh sesebuah organisasi boleh diakses dan ditaksir untuk ketepatan dan sesuai dengan kehendak organisasi yang telah ditetapkan.

-       Kaedah mengumpul maklumat adalah boleh dipercayai dan menggunakan sumber yang ada dengan efisien berdasarkan kehendak organisasi.

MENYELIDIK DAN MENGANALISA MAKLUMAT

ü  Objektif kajian ditakrif dengan jelas dan konsisten mengikut kehendak organisasi.

ü  Data kajian yang digunakan adalah sah dan relevan bagi tujuan penyelidikan.

ü  Strategi penyelidikan adalah sesuai dengan kehendak kajian dan menggunakan sumber yang ada dengan efisien.

MEMBENTANGKAN MAKLUMAT

·         Cadangan dan isu-isu yang dibentangkan dalam format yang sesuai, gaya dan struktur menggunakan teknologi perniagaan yang sesuai.

·         Struktur dan format laporan yang jelas dan bersesuaian dengan kehendak organisasi.

·         Hasil kajian dilaporkan dan diagihkan mengikut keperluan organisasi

JENIS-JENIS MAKLUMAT

-       Walaupun ia sebuah organisasi yang ringkas, permintaan rutin layak mendapat sentuhan bijaksana.

-       terdapat pelbagai bentuk maklumat seperti memo, surat dan laporan yang akan dihantar ke ratusan atau ribuan pekerja, pelanggan, dan pemegang saham.

Jadi potensi untuk mewujudkan kesan yang positif ditenggelami oleh risiko niat jahat melalui arahan yang kurang jelas atau nada yang kurang sopan

MEMORANDUM

Memorandum atau memo merupakan sejenis komunikasi bertulis yang digunakan secara meluas

-Seorang individu kepada individu yang lain

-Satu jabatan ke jabatan yang lain

-Seorang individu kepada kakitangan di peringkat yang berbeza dalam sesebuah organisasi

Jenis-jenis

• Kepala memo
• Baris ’Kepada’ (The ’To’ line)
• Baris ’Daripada’ (The ’From’ line)
• Baris ’Tarikh’

BARIS PERKARA

     ·     Baris ini menyatakan tajuk bagi sekeping memo. Perlu diingatkan agar tajuk memo mestilah ringkas dan jelas

BARIS BAHAGIAN ISI

             Perenggan 1

-        Pengenalan secara ringkas isi memo

            Perenggan 2

-       Memberi maklumat terperinci tentang perkara yang diperkatakan

           Perenggan 3

-       Menerangkan secara jelas tentang apa yang perlu dilakukan oleh penerima memo dan bila dia perlu melakukannya.

TANDATANGAN

Ø  Sekeping memo perlu ditandatangani oleh pengirim di akhir memo.

SURAT MENYURAT

-       Kebanyakan surat kepada perniagaan yang lain adalah permintaan untuk maklumat mengenai produk.

-       Jenis surat ini adalah antara yang paling mudah untuk ditulis kerana perniagaan mengalu-alukan peluang untuk memberitahu penerima tentang barangan dan perkhidmatan.

BAHAGIAN UTAMA SURAT

- Kepala surat

            - Nama organisasi,

            - Alamat penuh organisasi

            - Nombor untuk dihubungi 

     ALAMAT PENGIRIM

Sekiranya surat ditulis oleh seorang individu, alamat pengirim perlu disertakan. Ia perlu ditulis di bahagian atas sebelah kiri jika ia adalah memo rasmi atau sebelah kanan untuk memo tidak rasmi. Nama pengirim tidak perlu disertakan kerana ia akan dinyatakan di bawah tandatangan. 

     ALAMAT PENERIMA

Alamat penerima ditulis di sebelah kiri di bawah tarikh. Baris pertama adalah nama penerima, jawatan atau nama organisasi. Sekiranya nama pengirim disertakan, ‘Tuan’, ‘Puan’ atau ‘Dr.’ digunakan. ia diikuti alamat yang lengkap.

KUALITI YANG PENTING DALAM PENULISAN SURAT PERNIAGAAN YANG BAIK

      - Surat merupakan medium utama perhubungan dalam perniagaan. Penulisan surat yang terancang, jelas dan tepat sangat penting.

Kualiti yang utama dalam penulisan perniagaan adalah seperti berikut:

                  1.  menulis dengan tepat dan betul
            2. menulis secara ringkas dan tepat
            3.   Menulis dengan jelas
            4.   Menulis dengan sopan
            5. Menulis secara konsisten

LAPORAN

Kebiasaannya, laporan adalah alat pengurusan. Matlamat apabila membangunkan laporan adalah untuk memberikan maklumat yang jelas dan mudah, kerana masa adalah amat berharga Ia memberitahu pembaca apa yang mereka perlu sedikit sebanyak tahu dan menyampaikan maklumat dengan cara yang menjurus kepada keperluan mereka. 

    SIAPA YANG MEMULAKAN PENULISAN LAPORAN?

•   Laporan secara sukarela dibuat atas inisiatif sendiri. 

    PERKARA YANG TERKANDUNG DALAM SEBUAH LAPORAN

• Perbendaharaan kata dan format sebuah laporan ditentukan oleh perkara yang dilaporkan. 

     KE MANAKAH LAPORAN DIHANTAR?

• Laporan dalaman secara amnya kurang formal daripada laporan luaran Kebanyakan laporan dalaman, terutamanya yang di bawah sepuluh muka surat, ditulis dalam format memo. 

      KENAPA LAPORAN DISEDIAKAN?

Laporan Bermaklumat menumpukan kepada fakta. Ia disusun berdasarkan subtopik. Laporan Analitikal merangkumi analisis, interpretasi, kesimpulan dan cadangan. Ia disusun berdasarkan hujah dan kesimpulan yang logikal.

      BAGAIMANAKAN PENERIMAAN PEMBACA?

Apabila pembaca bersetuju dengan kandungan laporan, bahan itu dikemukakan dengan jelas, bermula dengan idea utama

      BAGAIMANA SEBUAH ORGANISASI MENGGUNAKAN LAPORAN?

Laporan adalah seperti jambatan, merentasi masa dan ruang. Organisasi menggunakannya untuk menyediakan hubungan formal dan sah di kalangan orang ramai, tempat dan masa. Ada laporan yang digunakan untuk komunikasi dalaman, ada juga digunakan sebagai mod perhubungan dengan orang luar. memantau dan mengawal operasi

 

•